Datenschutzerklärung

Gültig für: ZE Solution – Hui Zhu (Marke: Cultulink)
Letzte Aktualisierung: 27. September 2025

1. Bedeutung des Datenschutzes

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Ihre Daten werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) sowie der einschlägigen Datenschutzgesetze der Volksrepublik China rechtmäßig und sicher verarbeitet. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten erheben, nutzen, speichern und schützen.

2. Verantwortliche Stelle

Firmenname: ZE Solution – Hui Zhu (Marke: Cultulink)
Rechtsform: Einzelunternehmen
Adresse: Schellingstraße 109a, 80798 München, Germany
Kontakt:  Email: info@cultulink.de; Tel.: +49 179 7418121

Gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO sind wir die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

3. Arten der erhobenen Daten

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung unserer Programme können wir folgende personenbezogene Daten erheben:

  • Name, Geschlecht, Geburtsdatum
  • Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail, Anschrift)
  • Pass- oder Ausweisdaten (z. B. für Visumsanträge)
  • Schulinformationen, Jahrgangsstufe, Sprachkenntnisse
  • Notfallkontaktpersonen
  • Gesundheitsdaten (z. B. für besondere Ernährung oder medizinische Betreuung)
  • Zahlungsinformationen (z. B. Rechnungsadresse, Bankverbindung)

4. Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verwendet:

  • Organisation deutsch-chinesischer Schüleraustauschprogramme
  • Abwicklung von Visa, Versicherungen, Flügen, Unterkünften und weiteren Reisedetails
  • Kommunikation mit Schulen, Eltern und Teilnehmenden
  • Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
  • Verwendung von Fotos/Videos zu Informations- oder Werbezwecken – nur mit Ihrer Einwilligung

5. Weitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies zur Durchführung des Programms erforderlich ist, zum Beispiel:

  • Für Visa-, Flug- oder Versicherungsabwicklung
  • Weitergabe relevanter Teilnehmerdaten an Partnerschulen oder Gastfamilien
  • Übermittlung notwendiger Gesundheitsinformationen an medizinisches Personal im Notfall
  • Offenlegung gegenüber gesetzlichen Stellen (z. B. Zoll, Konsulate)

Alle Partner sind vertraglich zur DSGVO-konformen Verarbeitung verpflichtet.

6. Datenspeicherung und Aufbewahrungsfristen

Ihre Daten werden sicher in lokalen Systemen oder bei autorisierten Dienstleistern gespeichert (z. B. Rechenzentren in der EU wie AWS, Hetzner, Google etc.). Die Aufbewahrungsfristen lauten:

  • Vertragsrelevante Daten: 10 Jahre (gemäß Handels- und Steuerrecht)
  • Sensible Gesundheitsdaten: Löschung spätestens 3 Monate nach Programmende
  • Fotos/Videos (nicht sensible Daten): Speicherung nur mit Einwilligung, jederzeit widerrufbar

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

  • Auskunftsrecht (Art. 15): Sie haben das Recht zu erfahren, ob und wie wir Ihre Daten verarbeiten
  • Berichtigungsrecht (Art. 16): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen
  • Löschungsrecht (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können die Übertragung Ihrer Daten verlangen
  • Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke widersprechen
  • Widerruf der Einwilligung: Sie können eine zuvor erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen (z. B. zur Verwendung von Fotos)

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Verlust oder Veröffentlichung zu schützen, z. B.:

  • Verschlüsselte Datenübertragung und Zugriffskontrollen
  • Vertraulichkeitsverpflichtungen für Mitarbeitende
  • Zugriffsprotokollierung auf IT-Systeme

9. Website und Cookies (falls zutreffend)

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Wir nutzen Cookies, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Wenn Sie unsere Website besuchen, können funktionale Cookies verwendet werden (z. B. zur Sprachauswahl oder Anmeldung).
Wir verwenden keine Cookies zu Tracking- oder Marketingzwecken.
Sie können Cookies in Ihrem Browser deaktivieren, was jedoch die Funktionalität der Website einschränken kann.

10. Beschwerden bei Aufsichtsbehörden

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzgesetze verstoßen, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Beispielhafte Aufsichtsbehörde in Bayern:
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)
Webseite: https://www.datenschutz-bayern.de

11. Kontakt

Bei Fragen, Anliegen oder Beschwerden zum Datenschutz erreichen Sie uns bitte unter unserem Kontaktformular

12. Maßnahmen bei Datenschutzverletzungen

Trotz aller technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen können unvorhergesehene Ereignisse (z. B. Hackerangriffe) nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Im Falle eines Datenschutzverstoßes (Data Breach) ergreifen wir umgehend folgende Maßnahmen:

  • Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden, sofern gesetzlich erforderlich
  • Benachrichtigung betroffener Personen, insbesondere wenn ein hohes Risiko für deren Rechte besteht
  • Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern zur Untersuchung, Behebung und Prävention
  • Unterstützung betroffener Personen bei notwendigen Schutzmaßnahmen (z. B. Passwortänderung, Betrugswarnung)

Wir überprüfen und verbessern unsere Datenschutzmaßnahmen regelmäßig.